ヒグチ歯科医院様(大阪府)

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実績紹介

ヒグチ歯科医院様(大阪府)

ヒグチ歯科医院様(大阪府)

27年前に大阪府岸和田市でご開業されたヒグチ歯科医院様は、365日休みなしで診療に当たられています。1日に来院される300人の患者様の診療予約を管理するのが受付スタッフの大切な仕事のひとつで、ビスカ・Mr.WEB予約Vをアポイント帳代わりにご活用されています。毎日患者様であふれているヒグチ歯科医院を支える事務局の森下さんと、受付スタッフの黒田さん、麻さんから、ご活用状況、採用して変わった点などをお伺いしました。

http://www.higuchi-dc.or.jp/

患者様をお待たせしないために工夫を重ねる

ヒグチ歯科医院様の診療予約は、すべて受付でコントロールされています。受付スタッフは予約状況など全体を仕切る人が1人、会計が1人、ご案内、電話対応などに2人と、常時4人体制です。10分または15分刻みの診療時間枠の中で、1日300人の患者様と総勢30人のドクターの診療予約に間違いなく対処するのは並大抵のことではありません。 診療以外で患者様をお待たせする時間を最小限にするために、新しい工夫や機器類を積極的に導入されています。ビスカ・Mr.WEB予約Vは、今まで採用されていた独自のコンピューターシステムに代わって、院内アポイント帳として導入されました。

大きなメリットは予約がとりやすくなったこと

ビスカ・Mr.WEB予約Vを採用されて大きく変わったのは「1日の予約状況、ドクターごとの1週間の診療状況を一覧できるようになったので、予約を取る時に空いている時間がすぐに分かるようになったことです」、と受付スタッフの黒田さんはおっしゃいます。同じく受付スタッフの麻さんは、電話を保留することが少なくなったと実感されています。「ご自身の予約日時を忘れてしまった患者様から確認のお電話をいただくことがあるのですが、以前はお調べするのにとても時間が掛かっていました。今では一覧で見えて検索も早いので、お電話を保留することなくお伝えできています」。

お使いいただくうちに院内でも工夫を重ね「ドクターフリーの患者様や、送迎がある患者様のコマの色を変えてひと目でわかるように」したり、「パソコンモニターを大きいワイド画面に買い替え、画面のスクロールを少なくし、できるだけクリック数を減らすように」するなど、使いやすいように改善されています。

患者様第一主義を実践する

また、ヒグチ歯科医院様では、次回の診療日時を印字した用紙を診察券に貼り、患者様にお渡しされています。この用紙専用プリンターもビスカ・Mr.WEB予約Vと一緒に導入いただきました。 以前は診察券より大きな紙片をお渡しされていましたが、紛失される方も多かったそうです。「プリンターによって出力される用紙サイズが変わるため、診察券に貼って違和感のないサイズを何台も検討しました。出力内容も、患者様に分かりやすいようにお名前と担当ドクターの名前を大きくするなど、こちらの要望を汲んでレイアウトしてもらえたので満足しています。この工夫で、ご自身の予約日時のお問合せのお電話が減ったような気がします」。難点は発券までに時間が掛かることで、「患者様に『少々お待ちくださいね』とお声掛けしています」というのが現状のようです。

ヒグチ歯科医院様のモットーは「患者様第一主義」。医療機関では珍しい喫煙ルームの設置、一般の待合室とは違うフロアにキッズルームを設ける気配り、診療台の増設やスタッフ増員、そしてビスカ・Mr.WEB予約Vの導入は、患者様からの「待ち時間を短くしてほしい」というご要望から生まれています。これからも増えていく患者様を、いかにお待たせせずにご案内するか。工夫を積み重ねるヒグチ歯科医院様の姿勢が、地域の患者様からの信頼につながっています。

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